يمكن أن تكون إدارة العقود عملاً محفوفًا بالمخاطر. وذلك لأن المخاطر متأصلة في أي عقد وفي معظم الحالات، حيث لا يمكن تجنبها، ولكن يجب إدارتها وتقليلها. بعد كل شيء، لا مغامرة، لا ربح.
حيث يعني تجنب جميع المخاطر تمامًا أنك تتجنب تمامًا كل الفرص. لذا سنتكلم عن مخاطر العقود الالكترونية e contract لكي تحاول تجنبها.
اقرأ أيضاً ما هي العقود الالكترونية e contract؟ – وما هي أنواعها؟
مخاطر العقود الالكترونية e contract الأمنية
يمكن اعتبار المخاطر الأمنية من مخاطر العقود الالكترونية e contract الأكثر خطورة لمؤسستك.
هذا لأن الانتهاكات الأمنية لعقودك غالبًا ما تؤدي إلى مشكلات مالية وقانونية وبالعلامة تجارية إضافية.
عند إدارة العقود الخاصة بك، توجد مخاطر أمنية عن طريق تخزين العقود في مواقع غير آمنة.
مما يسمح لكل شخص لديه حق الوصول إلى العقد بالحصول على نفس المستوى من الوصول إلى بيانات العقد الحساسة.
وترك بيانات العقد السرية غير مشفرة، وباستخدام البريد الإلكتروني لتوصيل المعلومات الحساسة.
اقرأ أيضاً ما هو الأمن السحابي؟ – و لماذا يعتبر مهماً في عصرنا الحالي؟
مخاطر العقود الالكترونية e contract المالية
المخاطر المالية، التي يتم تصنيفها غالبًا على أنها مخاطر الائتمان والسيولة المدعومة بالأصول وحقوق الملكية.
هي مخاطر تعاقدية مرتبطة بخسارة الأموال بغض النظر عما إذا كانت تؤثر على صافي أرباحك أو أرباحك النهائية.
من منظور إدارة العقد، قد يكون السبب في ذلك هو عدم وجود تاريخ رئيسي للعقد – مثل التجديد – وإما فقدان العمل أو استمرار مدة العقد عن غير قصد بسبب شرط التمديد التلقائي.
مثال آخر هو إنهاء العقد أو التعويض المرتبط بتواريخ التسليم الفائتة أو المعالم أو المطالبات أو مشاكل الضمان.
اقرأ أيضاً هجمات الحرمان من الخدمات DDoS – ما هي؟
مخاطر العقود الالكترونية e contract المتعلقة بالعلامة التجارية
إن مخاطر العلامة التجارية هي في الأساس مخاطرتك المرتبطة بالرأي العام السلبي والعميل، وضعف الروح المعنوية للموظفين، وهي جزء من تداعيات المشكلات المالية والقانونية والأمنية.
يعد التخفيف من مخاطر العلامة التجارية أكثر أهمية من أي وقت مضى لأن الأخبار السيئة تنتقل بسرعة في عالم اليوم الرقمي شديد الاتصال ويمكن أن تؤثر بسرعة على سمعة علامتك التجارية.
وهذا بدوره يمكن أن يؤثر على أدائك المالي وتستمر الدورة.
اقرأ أيضاً الدارك ويب – ما هو – هل هو قانوني؟
مخاطر العقود الالكترونية e contract القانونية
تنشأ المخاطر القانونية عندما يكون لديك خرق للعقد مع احتمال المساءلة القانونية أو التقاضي. هناك عدة أنواع من المخاطر القانونية.
لإدارة العقود، قد تحدث مخاطرك القانونية من عدم وجود التزامات العقد ومتطلبات الامتثال مثل HIPAA أو اللوائح الأخرى.
قد يكون أيضًا نتيجة لرسوم التعدي على الملكية الفكرية (IP)، أو عدم استخدام البنود القانونية الصحيحة أو الإفصاح عن السرية أو نزاعات العقود الأخرى بشكل غير لائق أو غير مناسب. و منها:
مخاطر مصادقة المستخدم: “هذا ليس توقيعي”
في حين أن الغالبية العظمى من مخاطر العقود الالكترونية e contract و النزاعات القانونية تكون ضد شروط وأحكام المستند الموقع, وليس ما إذا كان التوقيع يخص شخصًا ما.
فإن مصادقة المستخدم لا تزال تمثل أحد مخاطر العقود الالكترونية e contract الذي يجب على المؤسسات معالجته، خاصة عند التعامل مع عملاء جدد وغير معروفين عبر الويب.
تُعرّف مشكلة مصادقة المستخدم على أنها خطر أن يتم توقيع مستند من قبل شخص آخر غير الشخص الذي قام بالتوقيع فعليًا، وبالتالي مزور.
و الخطر هنا هو أن الشركة لن تكون قادرة على تنفيذ المستند ضد الشخص الذي اعتقدت الشركة أنها تتعاقد معه، لأن هذا الشخص يقول “هذا ليس توقيعي!”.
من المهم ملاحظة أنّ نادرًا ما يتم المصادقة على هوية الموقّع بطريقة واحدة أو استنادًا إلى تقنية واحدة، بغض النظر عما إذا كانت المعاملات تتم عن بُعد عبر الويب أو وجهاً لوجه.
عادةً ما يتم استخدام مجموعة من الأدلة لتحديد هوية الطرف في المعاملة، بما في ذلك المحادثات مع الوكلاء أو الممثلين، وتوفير المعلومات الشخصية ، والتوقيعات.
يدعم التوقيع الإلكتروني المصمم جيدًا مجموعة متنوعة من أساليب المصادقة، بما في ذلك معرف المستخدم / كلمة المرور، أو المصادقة القائمة على المعرفة، أو البطاقات الذكية.
مخاطر التنصل: “هذا ليس ما وقعت عليه”
التنصل هو خطر ادعاء شخص ما أن المستند قد تم تغييره بعد توقيعه.
“الخطر هو أن الشركة التي تعتمد على التوقيع الإلكتروني لمقدم الطلب تسعى إلى إنفاذ شروط المستند الموقع الذي يحمل توقيع مقدم الطلب ويدعي مقدم الطلب”
نعم، هذا هو توقيعي، لكن شروط وأحكام ما وقعت عليه مختلفة”.
يحدث التنصل عمومًا عندما يقدم العميل معلومات خاطئة في مستند أو الآن لا يوافق على الشروط والأحكام التي وافق عليها في الأصل.
لذلك يؤكد العميل أنه على الرغم من توقيعه على مستند، فقد تم تغيير المستند أو توقيعه.
في التوقيع الإلكتروني الآمن يتم أخذ “بصمة” رقمية للسجل في وقت التوقيع باستخدام الخوارزميات المتوافقة مع المعايير الموضوعة.
يمكن بعد ذلك استخدام بصمة الإصبع هذه لاكتشاف حتى أصغر تغيير في المستند الموقع.
لذلك، لا يمكن لأي شخص أن يدعي أن شخصًا ما تلاعب بالسجل الموقع الإلكتروني، ولا يمكن لهذا الشخص أن يدعي أن توقيعه قد تمت إضافته بطريقة احتيالية إلى مستند آخر.
لأن ذلك من شأنه أن يبطل التوقيع الإلكتروني بشكل واضح, و بالتالي أصبح من مخاطر العقود الالكترونية e contract النادرة
مخاطر الامتثال: “لم أر ذلك من قبل”
بالإضافة إلى قانون ESIGN، يجب على المؤسسات الامتثال للقواعد واللوائح الخاصة بتقديم المستندات والإفصاحات والمعلومات الأخرى في مراحل محددة أثناء المعاملة.
يمكن أن يكلف عدم الامتثال المؤسسات ثمناً باهظاً، بما في ذلك احتمال جعل المستند الموقع لاغياً وباطلاً.
يمكن معاقبة المنظمات من قبل السلطات التنظيمية وقد يُسمح للطرف الآخر المشارك في المعاملة بتجنب التزاماته بموجب المستندات الموقعة.
علاوة على ذلك، اعتمادًا على القوانين، قد تتعرض المؤسسات لغرامات باهظة، أو تفقد حالة الاعتماد، أو تعرض حقوق الملكية للعلامة التجارية للخطر, لذلك تعتبر من أهم مخاطر العقود الالكترونية e contract.
ويمكن للتوقيعات الإلكترونية أن تخفف من مخاطر الامتثال من خلال فرض المتطلبات التنظيمية وإثبات اتباع العمليات المتوافقة طوال المعاملة.
تمكن عملية التوقيع الإلكتروني المؤسسات من تكوين منطق الأعمال المطلوب للتحكم في تنفيذ المعاملات بحيث يتم اتباع العمليات المتوافقة طوال الوقت.
وهذا يشمل ضمان الحصول على موافقة ESIGN، وتقديم جميع المستندات والإفصاحات والمعلومات المطلوبة بالتنسيق والتسلسل والإطار الزمني الصحيح.
و أنه لا توجد توقيعات مفقودة؛ وأن تتلقى جميع الأطراف نسخة من المحاضر النهائية.
علاوة على ذلك، نظرًا لأن المعاملة تظل إلكترونية، فلا داعي لإعادة إدخال البيانات وربما إدخال أخطاء.
المخاطر النسبية: “كيف يمكن مقارنتها بالورق؟”
المخاطر النسبية هي مخاطر العقود الالكترونية e contract مقارنة بالعمليات التقليدية: “هناك مخاطر مصادقة ومخاطر التنصل ومخاطر الامتثال للعملية التقليدية لاستخدام الحبر والورق المبلل لإتمام المعاملات”.
لم تقم العديد من الشركات بفحص مثل هذه المخاطر حتى تبدأ في تطوير عملية إلكترونية.
بالنسبة لمعظم عمليات التوقيع الإلكتروني، سيكون الهدف هو أن تكون المعاملة، بشكل عام، ليست أكثر خطورة من العمليات الحالية.
عندما تقع العمليات على الورق، لا تقلل المنظمات من كفاءتها التشغيلية وتتحمل تكاليف غير ضرورية فحسب، بل تفقد السيطرة والرؤية في عملياتها.
الدليل الوحيد على حدوث اتفاقية عمل أو معاملة هو المستند أو العقد الناتج.
علاوة على ذلك، يتم فقدان المستندات الورقية وتدميرها بسهولة أكبر، ويمكن أرشفتها بطريقة تجعل استردادها صعبًا ويستغرق وقتًا طويلاً لاستردادها لأغراض التقاضي والتنظيم والرقابة الداخلية.
و بالتالي على الرغم من مخاطر العقود الالكترونية e contract إلا أنها تستحق أن تأخذ فرصتها بالتعامل.
برنامج التوقيع الإلكتروني يلتقط عمليات التوقيع الإلكتروني إلكترونيًا من البداية إلى النهاية لفرض المتطلبات التجارية والقانونية والتنظيمية وتمكين المؤسسات من توثيق جميع الأحداث والإجراءات بشكل موثوق.
ونظرًا لأن العمليات تظل إلكترونية، فيمكن مراقبتها بحثًا عن الانحرافات والخروقات الأمنية، ويمكن تنبيه مسؤولي النظام.
