ما هو توزيع المهام – وكيف اقوم به؟

ما هو توزيع المهام

توزيع المهام يعني بشكل عام أن المهمة التي هي “الهدف الأخير” سيتم تقسيمه إلى مهام صغيرة (الإجراءات التي سيتم توزيعها بين العديد من أعضاء الفريق) مع مواعيد الإنهاء .و  هذه المهام، أو الأهداف الوسيطة، سوف تحتاج إلى متابعة.

يعد توزيع المهام وجدولة تنفيذها أمرًا أساسيًا. بمجرد أن تضم المهمة أكثر من اثنين من الموظفين، يجب عليك:

إنشاء المخطط التنظيمي للمهام

تحديد مستويات المسؤوليات

مركزية جميع الوثائق والإجراءات لمرافقة المهمة / المشروع

المتابعة

أهمية توزيع المهام

ستسمح لك هذه العملية بترجمة رؤيتك الكبرى إلى إجراءات أصغر قابلة للقياس يمكن أن تشرك فيه عدة أشخاص لمسادتك. يعد التقسيم مهمًا حقًا لأنه يتيح للمتطوعين معرفة ما يجب التركيز عليه شهرًا بعد شهر, ويمنح الجميع فرصة للعمل على قدم المساواة لتحقيق أهداف يمكن تحقيقها.

كيفية توزيع المهام

 المخطط التنظيمي للمهمة

المخطط الهيكلي للمهمة هو مخطط شجري يعطي تفصيلاً لجميع الوظائف التي يتعين القيام بها كجزء من المهمة / المشروع. تسمى المستويات الأدنى في الهيكل الشجري بحزم العمل. تحدد حزمة العمل الناتج، أي منتج المهمة المنجزة: على سبيل المثال، بناء موقع على شبكة الإنترنت، وتحديد الرعاة وجمعهم، وأبحاث السوق، وزيارة منافذ البيع ومراجعتها.

كيف يعمل؟

مثلاً اكتب اسم المتطوعين في العمود الأول الخاص بهم

العنوان في الثاني، القسم الذي تطلب منهم التركيز عليه في الثالث، وعدد

العبارات (أو كمية المحتوى) التي هي الهدف المستهدف للشهر.

ستجد أنه، بشكل عام، سيكون هناك عمل “أقل” عند ميسري المنصة و الوسطاء، لأن لديهم مهمات واضحة في الوصف الوظيفي حيث تركز وظيفتهم في الغالب على إنشاء اتصالات مع الأعضاء.

ومع ذلك، لا تتردد في مطالبتهم بالتركيز على شيء معين البلد، أو الموضوع، إذا كانت هناك أي مجالات معينة تحتاج إلى المعالجة.

إذا كان هناك أي أنشطة معينة مجدولة لهذا الشهر (مثل المسابقة والدردشة الحية وما إلى ذلك) يمكنك أيضًا السماح لهم بذلك.

تعرف على تعاملهم مع الأعضاء أثناء تواصلهم معهم.

يمتلك باحثو ومحرري المحتوى أيضًا مهمات محدودة، ولكن إذا كان هناك أي مجالات معينة بحاجة إلى مزيد من المحتوى أو التحرير، ثم يمكنك مطالبتهم بالتركيز عليهم خلال الشهر.

بعض القواعد:

يتم تقسيم المهمة إلى مهام حتى يتم توزيع حزم العمل.

يتم إجراء هذا التقسيم وفقًا لقاعدة 3Rs: يتم تعيين حزمة عمل لشخص واحد مسؤول Responsible عنها، من أجل نتيجة محددة result، وفقًا للموارد المخصصة لهذا الغرضResources.

هناك العديد من الأساليب المنطقية لتقسيم المهام: حسب الوظيفة أو المنطقة الجغرافية أو تسمية المنتج أو المورد. عادة ما يكون نهج منطقي واحد كافيا.

تتوافق كل حزمة عمل في المتوسط ​​من 10 إلى 20 يوم عمل لشخص واحد.

اقرأ أيضاً ما هي الإدارة؟ – ما هي مفاهيمها و خصائصها؟

مقابلة أعضاء الفريق

بمجرد وضع خطة مفصلة للمشروع، تحتاج إلى مقابلة كل عضو. اطرح عليهم أسئلة حول نقاط القوة والضعف لديهم وما يمكنهم تقديمه للمشروع.

سيسمح لك هذا التمرين بتقييم أعضاء الفريق بدقة و توزيع المهام وفقًا لذلك. قم بإحضار جميع الأعضاء إلى غرفة و اجر اجتماعًا تمهيديًا. سيتعرف الحاضرون على بعضهم البعض بشكل أفضل وسيمكنهم اللقاء من الانفتاح. التحدي التالي هو توزيع المهام بين أعضاء الفريق.

توزيع المهام

الآن بعد أن عرفت قدرة الفريق وصفاته، قم بتوزيع المهام والتعيينات للأعضاء. يجب أن يكون السؤال الرئيسي في هذه المرحلة هو كيفية تقسيم المهام في فريق.

قد تحتاج بعض المهام إلى شخصين لإكمالها بينما قد يتطلب البعض الآخر ثلاثة، لذلك قم بتعيين الأدوار وفقًا لذلك. ومع ذلك، لا ينبغي أن يشعر الفريق بالضغط بسبب عبء العمل؛ العمل الجماعي هو تسهيل مهمة ما، وليس تعقيدها.

السؤال الثاني الذي يجب أن تكون قادرًا على الإجابة عليه هو كيفية توزيع العمل بالتساوي. يجب ألا يثقل أي عضو أعباء مفرطة من المهام المخصصة له أو لها. أنت لا تريد أن تحدث شرخًا أو تخلق انقسامًا بين الموظفين. إذا كانت هناك مهمة لا تتناسب مع فئة مهارات أي شخص، فابحث مع مجموعتك لتحديد الحل.

سير العمل

في هذه المرحلة في مؤسستك، تحتاج إلى جدولة المواعيد النهائية لكل حزمة عمل وفقًا لتاريخ التسليم النهائي حسب توزيع المهام. إجراء حساب واقعي للوقت اللازم لتنفيذها، بما في ذلك، إن أمكن، ترك مدة زمنية كوسادة صغيرة لتقليل تأثير الأحداث غير المتوقعة.

يسمى تمثيل المهام بالتسلسل، بما في ذلك المواعيد النهائية، سير العمل.

التواصل

البيئة الصحية مهمة لأي فريق للعمل بكفاءة. من الضروري سد جميع أنواع فجوات الاتصال لتحقيق هذه البيئة. يجب أن يشعر الناس بالراحة.

خذ آراء الجميع واعقد اجتماعًا مع جميع أعضاء الفريق في نهاية المهمة. استخدم هذا الاجتماع لتشجيعهم على مشاركة خبراتهم وآرائهم حول مجال التحسين.

إذا ارتكب شخص ما شيئًا خاطئًا، فلا ينبغي أن يكون النقد هو رد فعلك الفوري. ابق هادئًا وساعده على تصحيح هذا الخطأ. الصبر فضيلة القائد العظيم.

وظيفتك كقائد للفريق هي مساعدة الأفراد في تحديد متى وأين يخطئون في الحل. الاتصال في الوقت المناسب هو المفتاح هنا. علاوة على ذلك، يجب أن يتمتع أعضاء الفريق بحرية التعبير عن أفكارهم.

إذا كان مرؤوسك يتردد في الاقتراب منك، فإن الوضع الحالي غير صحي بالتأكيد. امتلك طريقة أؤ قناة يشعر الناس فيها بالحرية في التواصل (تطبيق تيليغرام مثلا).

الإشراف

لقد قررت تكليف أحد أعضاء الفريق بأداء مهمة. فيجب عليك أن:

حدد أهداف المهمة بالتفصيل من حيث : الهدف محدد، قابليته للقياس، قابليته للتحقيق، واقعيته، محدد زمنيًا.

صِف بوضوح النتائج المتوقعة وطريقة الإشراف.

وفر الوسائل المطلوبة

ضع اسلوب للإشراف (مراجعة منتظمة، تقرير، إلخ..).

أعلن رسميًا للفريق بأكمله في اجتماع توزيع المهام أنك تفوض هذه المهمة لشخص ما، مع ذكر الأسباب (المهارات، عبء العمل، إلخ). كلما كنت أكثر شفافية، قل خطر ظاهرة التنافس الداخلي.

بعض القواعد للإشراف المناسب:

راقب التقدم العام وراجع النتائج المتوقعة وفقًا للتجربة الأولية للشخص والطريقة التي يتطور بها في الوقت المناسب، تجنب أي تطفل بخلاف المواعيد المرتبة لمراجعات التقدم.

إذا كان الشخص الذي فوضته هو الذي يميل إلى تقديم تقرير لك كل يوم، فقم بتصحيح ذلك وساعده في العثور على استقلاليته.

التفويض

يحدث التفويض عادةً كجزء من ارتباط هرمي (من المدير / قائد المشروع إلى الموظف)، ولكن ليس من غير المتوقع أن يفوض عضو فريق متمرس أو مثقل بالأعباء إلى شخص آخر أقل أقدمية في الوظيفة أو أقل انشغالًا حسب توزيع المهام.

و التفويض طريقة مفيدة جداً، حيث تعني:

التخلي عن القيام بذلك بنفسك، والتحكم الكامل

تقاسم الائتمان

الثقة في الناس

ولكنه ينطوي أيضًا على المعرفة، حيث يتعين عليك:

اختيار الشخص المناسب لتفويضه

احرص على منحهم مهامًا مجزية وليس مجرد عمل قاسي

نقل المعرفة اللازمة إليهم

منحهم الاستقلال فيما يتعلق بالطريقة

تحقق من النتائج بانتظام

يكمن الخطأ في التفويض في رغبة الموظف في القيام بالأشياء بالطريقة التي تريدها بالضبط – أو تركها حرة تمامًا. إيجاد توازن بين الثقة والإشراف هو أفضل نهج.

التفويض الخاضع للإشراف بشكل صحيح له مزايا متعددة:

توفير الوقت والتوتر

القدرة على التركيز على جوهر مهمتهم

و بالنسبة للشخص المفوض إليه:

تنمية ذاتية

بناء المهارات

التقرير

اعتمادًا على حجم المهمة، ومدتها، وعدد الأشخاص المعنيين، تحتاج التقرير لمعرفة إكمال الأهداف الوسيطة ليتم التحقق من صحتها. و يسمح لك جدول البيانات بتتبع المهمات بشكل دوري.

يعد إعداد التقارير أمرًا مهمًا بشكل خاص عند تضمين ميزانية التكاليف. حيث يجب تقسيم هدف المبيعات السنوية إلى أهداف شهرية أو حتى أسبوعية و متابعتها.

يسمح النظام الأساسي الذي تم تكوينه بتحرير هذا التقرير وإتاحته في الوقت المحدد له.و قد يتوجب عليك تعيين مدير تقارير.