يقرر التخطيط مسبقًا ما يجب القيام به وكيف يتم القيام به. متى يتم ذلك ومن الذي يجب أن يفعل؟ يقرر من أين تبدأ وأين تصل؟ وبالتالي هو عملية فكرية. يتضمن التفكير قبل التصرف. لذلك يعد ضروري جداً للإدارة.
اقرأ أيضاً ما هي الإدارة؟ – ما هي مفاهيمها و خصائصها؟
معنى وتعريف التخطيط
التخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة. والغرض منه هو ضمان الاستخدام الأمثل للموارد البشرية والاقتصادية في العمليات التجارية. أنه يسبق جميع الأنشطة الأخرى من الأعمال التجارية.
إنها عملية رسم المسار لتحقيق الهدف النهائي للعمليات التجارية من خلال تحديد تسلسل الأحداث المتوقعة بدرجة معقولة من اليقين. لا يقتصر الأمر على توقع عواقب القرارات فحسب، بل يشمل أيضًا التنبؤ بالأحداث التي قد يكون لها تأثيرات على الأعمال التجارية.
وبالتالي فإن التخطيط هو الذي يقرر في الوقت الحاضر ما يجب القيام به في المستقبل. يوجه جهود وموارد المؤسسة نحو الأهداف المشتركة.
يتطلب التخطيط كلاً من الإبداع والتحليل في تحديد فرص العمل والقيود. ومن هنا يطلق عليه فن الممكن. إنها عملية توجيه الأعمال نحو أهداف محددة بوضوح مع أوضح رؤية ممكنة للمستقبل. إن تحديد ما هو مطلوب وتحديد الإجراءات المطلوبة يشاركان في التخطيط.
ومن ثم تُعرف باسم عملية مطابقة الموارد بالفرص أيضا، و هو نشاط موجه نحو المستقبل. ويحدد بالتفصيل ما سيتم القيام به، ومن يقوم به، وماذا ومتى يتم تحقيق هدف التعهد.
تكمن أساسيات التخطيط في توفير هيكل قرار متكامل للمشروع ككل. يتطلب التفكير في تشكيل مستقبل المشروع بدلاً من توقع تكيف المنظمات مع المستقبل على النحو الذي تشكله قوى بلا اتجاه. وبهذا المعنى فإن التخطيط هو تحديد النتائج المرجوة وطرق ووسائل تحقيقها.
خطوات التخطيط
تحديد الأهداف
الخطوة الأولى هي بيان الأهداف التي يتعين تحقيقها من قبل العمل. يجب أن يعرف كل عضو من أعضاء الفريق ما هي أغراضه وأهدافه. تشير الأهداف إلى ما يجب القيام به بشكل أساسي. ما الذي يجب أن تنجزه شبكة السياسات والإجراءات والقواعد والاستراتيجيات والميزانيات والبرامج.
إنشاء فرضيات التخطيط
هو الحصول على الموافقة أو اجماع على أسس المشروع. مثل الأهداف الأساسية القابلة للتطبيق وخطط الشركة الحالية. ثم يقوم الفريق بعد ذلك بتخطيط تطبيق هذه الافتراضات، والإعداد المستقبلي الذي يتم فيه المشروع.
تحديد الخطة
يتم البحث عن خطط عمل وفحصها خاصة تلك التي لا تتضح على الفور. نادرا ما توجد خطة لا توجد لها مسارات و بدائل أخرى معقولة.
تقييم الخطط
بعد البحث عن خطط وفحص نقاط القوة والضعف لديهم، فإن الخطوة الأخرى هي تقييمها من خلال موازنة العوامل المختلفة فيها في ضوء الأسس والأهداف.
تحديد المناسب من الخطط
اختيار خطة العمل، هو النقطة التي يتم فيها الحسم… النقطة الحقيقية لصنع القرار. سيكشف تحليل وتقييم الخطط عن توفر خطتين أو أكثر، وقد يقرر المدير متابعة عدة خطط بدلاً من خطة واحدة.
تنفيذ الخطط
بمجرد تحديد أفضل برنامج، فإن المهمة التالية هي العمل على تفاصيله، وصياغة الخطوات لكل قسم، لكل منتج ومكون للمنتج ولكل شهر، و ثم ربع سنوي في نهاية المطاف، سيحصل المدير على خطة العمل النهائية بشكل ملموس.
التواصل الفعال للخطط
من الضروري أن يتم إبلاغ الخطط بشكل صحيح وفعال إلى جميع المديرين المعنيين.
أنواع التخطيط
المالي
كل خطة لها جانب نقدي. في الواقع، ليس للتخطيط أي أهمية إذا لم يتم إيلاء الاهتمام المناسب للموارد النقدية المعنية.
إنها تساعد كثيرًا في تسليط الضوء ليس فقط على الوضع المالي للعمل، ولكن أيضًا على الموارد التي يمكن اقتراض الأموال من خلالها.
الرسمي وغير الرسمي
مجرد التفكير هو تخطيط غير رسمي. ولكن عندما يتم تقليص الخطط إلى الأبيض والأسود، فإنها تصبح رسمية. الخطط الرسمية هي أكثر من مجرد كلام على الورق. لنجاح المشروع، من المستحسن أن يكون رسميًا وليس غير رسمي. حيث يسهل الرسمي التحكم الكافي ويحدد نقاط الضعف، إن وجدت.
روتيني
في الروتيني، تكون الطرق المعتمدة لإنجاز شيء معين، وخلال فترة معينة، هي نفسها دون أي تغيير كبير. تتكرر الأساليب فقط في إطار مخطط مبرمج. لا يتطلب التوجيه أي براعة أو إبداع من جانب المخططين.
ربحي
الهدف الرئيسي لكل عمل هو كسب الربح. وبالتالي، قد تتعلق جهود محددة في هذا الصدد “بتخطيط الربح”. حيث يعتمد هذا بشكل عام على التوقعات ، وبالتالي، للحصول على الربح، يجب اتخاذ خطوات معينة، ويجب تعيين الواجبات والتنبؤ بالمستقبل بطريقة تحقق الهدف. و هذا يساعد الإدارة في تحقيق مستوى أعلى من الربح.
بموجب هذه الخطة، يتم دمج الأنشطة المختلفة، وبالتالي لا يشعر الناس أنهم يخدمون لمجرد كسب الربح. مثل الخطط الأخرى، توفر خطط الربح نقاط فحص وسيطة تمكن الإدارة من تقييم التقدم المحرز نحو الأهداف المحددة مسبقًا.
القصير و الطويل المدى
يعتمد تعريف بعيد المدى وقصير المدى على مستوى المدير في التسلسل الهرمي التنظيمي، وعلى نوع العمل، ونوع الصناعة التي تعمل فيها الشركة، ودورة الإنتاج، وجودة الممارسات الإدارية والعديد من الممارسات الأخرى.
عادة، يمكن تعريف التخطيط قصير المدى على أنه يغطي فترة من ستة إلى اثني عشر شهرًا. و يتضمن بعيد المدى عادةً فترة زمنية تتراوح من ثلاث إلى خمس سنوات.
ومع ذلك، في السنوات الأخيرة، كان هناك اتجاه متزايد للعديد من الشركات للتخطيط لمدة خمسة أو عشرة أو حتى عشرين عامًا قادمة. وبالتالي، فإن التخطيط في أي مكان من سنة إلى خمس سنوات غالبًا ما يعتبر لفترة وسيطة، في حين أن أي شيء من خمس سنوات فصاعدًا يعتبر بشكل صحيح طويل المدى. من الضروري أن يكون بعيد و قصير المدى متكاملين ومنسقين.
أهمية التخطيط
يساعد في تحقيق الأهداف
الإدارة الجيدة والفعالة هي الإدارة للأهداف. من خلال تركيز الانتباه على الأهداف التنظيمية، حيث يساعد الإدارة على تنسيق موارد المنظمة بشكل أكثر كفاءة. كما أنه يمكّن المدير من التحديد مسبقًا لتسلسل الإجراءات التي يجب متابعتها لتحقيق الأهداف التنظيمية وتجنب التداخل غير الضروري للأنشطة.
يقلل من المخاطر وعدم اليقين
من خلال توفير إجراء عقلاني لاتخاذ القرارات والتنبؤ الدقيق، و هذا يساعد الإدارة والمنظمات في تقليل المخاطر وعدم اليقين الناشئ عن الأحداث المستقبلية.
يساعد التخطيط المنهجي على التنبؤ بحالات الطوارئ المستقبلية والتعامل معها، وبالتالي تمكين الإدارة من مواجهة تحديات بيئة ديناميكية ومتغيرة باستمرار. و يقلل من مخاطر الخسائر المستقبلية التي ستتكبدها بسبب عدم كفاية المعلومات ونقص التوجيه والبصيرة.
يسهل التحكم
حيث يتضمن تحديد الأهداف التي تصبح معيارًا يمكن من خلالها قياس الأداء الفعلي وتقييمه. تتمثل وظيفة التحكم في التأكد من أن الأنشطة تتوافق مع الخطط. وبالتالي، فإن التحكم الفعال غير ممكن بدون التخطيط الهادف الذي يعمل كأساس لرصد وقياس وتقييم ومراقبة تحقيق الأهداف التنظيمية.
يساعد التخطيط في تأمين التنسيق الفعال
يحدد التخطيط مسار أنشطة وحدات التنظيم المختلفة بطريقة تحقق الحد الأدنى من التنسيق بين الموارد المادية والبشرية. عندما تعمل الإدارات المختلفة في المنظمة وفقًا لخطة شاملة، يتحقق الانسجام والتنسيق. يمكن القول أنه إذا كان التنسيق هو جوهر الإدارة، فإن التخطيط هو الأساس لها.
التخطيط يؤدي إلى الاقتصاد في العمل
التخطيط هو تمرين عقلي يتضمن اختيار أفضل مسار عمل ممكن. من ناحية، يضمن الاستخدام الأمثل للموارد النادرة بأقل تكلفة، ومن ناحية أخرى يلغي الازدواجية والتداخل في الجهود. من خلال استبدال الارتباك والاضطراب بالتعاون والتنسيق، يساعد التخطيط في توجيه الطاقات نحو الكفاءة في العمليات.
التخطيط يسهل اتخاذ القرار
لا يمكن القول بوجود خطة ما لم يتم اتخاذ قرار يتعلق باستخدام الموارد وتوجيه المسار المستقبلي للأحداث واختيار أفضل بديل.
يمكن تحديد عملية صنع القرار التي يمكن تعريفها على أنها اختيار مسار عمل من مختلف البدائل المتاحة باعتبارها جوهر التخطيط. يسهل التخطيط عملية صنع القرار من خلال السماح للمدراء بحرية الاختيار في التقييم واختيار أفضل البدائل فيما يتعلق بالأهداف المحددة.
التخطيط يعزز الإبداع
كون الإدارة فنًا، فإنها توفر للمديرين الفرصة لاقتراح طرق ووسائل لتحقيق أهداف أعلى. يحفز التخطيط السليم التفكير الإبداعي والعمل بين الموظفين للاستفادة من الفرص المتاحة بطريقة تظهر أفكار وأساليب وتقنيات جديدة تؤدي إلى نمو وازدهار المنظمة.
التخطيط يحسن الروح المعنوية والتحفيز
يضع التخطيط ترتيبًا منهجيًا للتخلص من الفوائد المالية وغير المالية لعمال الموظفين. وبالتالي تلبية احتياجاتهم العاطفية والنفسية. كما أنه يعزز معنوياتهم من خلال خلق بيئة عمل متسقة تهدف إلى تحقيق الأهداف التنظيمية.
