تعتمد أماكن العمل على قوة أولئك الذين يشغلون مناصب إدارية. بالإضافة إلى توجيه الموظفين، يجب على المديرين التواصل مع المزيد من كبار المتخصصين في شركتهم لضمان تحقيق الفريق للأهداف و تعزيز مهمة الشركة. على الرغم من أن واجبات المدراء تختلف باختلاف صناعتهم و مكان عملهم، إلا أن معظمهم يفي بنفس المسؤوليات الأساسية. في هذه المقالة، نناقش ماهية الإدارة، و عمليات الإدارة و كيف يمكنك أن تصبح مديرًا جيدًا.
اقرأ أيضاً ما هي أسباب فشل المشاريع النّاشئة – و كيف تتفاداها
ما هي الإدارة؟
الإدارة هي تنسيق و إدارة المهام لتحقيق الهدف. و تشمل هذه الأنشطة الإدارية وضع استراتيجية المنظمة و تنسيق جهود الموظفين لتحقيق هذه الأهداف من خلال تطبيق الموارد المتاحة. يمكن للإدارة أيضًا الرجوع إلى هيكل الأقدمية للموظفين داخل المنظمة.
لكي تكون مديرًا فعالاً، ستحتاج إلى تطوير مجموعة من المهارات، بما في ذلك التخطيط و التواصل و التنظيم و القيادة. ستحتاج أيضًا إلى معرفة واسعة بأهداف الشركة و كيفية توجيه الموظفين و المبيعات و العمليات الأخرى لتحقيقها.
مفاهيم الإدارة
يحتاج المدير إلى فهم بعض الأفكار البسيطة. هذه المفاهيم ضرورية لضمان اجتماع الفريق معًا للوصول إلى أهداف النشاط التجاري:
التحكم: يحتاج موظفو المؤسسة إلى فهم الأهداف التي يسعون إليها بالإضافة إلى المقياس الذي سيتم استخدامه لتحديد ما إذا كانوا ناجحين أم لا. الموظفون المختلفون في الشركة لديهم أدوار مختلفة تستلزم مستويات منفصلة من المسؤولية. يجب أن يتحكم المدير في ما يفعله الأعضاء و كيف يفعلونه و كيفية قياس تقدمهم. يساعد التحكم في هذه العوامل المدير على الوصول إلى النجاح.
التخطيط: يعرف أفضل المدراء أن التخطيط أمر بالغ الأهمية قبل تنفيذ أي استراتيجية، و لكنه أيضًا نشاط مستمر. فالتخطيط لا ينتهي عندما يبدأ التنفيذ. و بدلاً من ذلك، يجب أن تكون الإدارة مستعدة للإجابة على أسئلة من و ماذا و متى و أين يعمل الفريق لتنفيذ مهمة المنظمة. يجب أن يشمل التخطيط اختيار الأهداف و كذلك تنفيذها.
التوظيف: التوظيف هو وظيفة الإدارة التي لا تحظى بالتقدير الكافي و لكنها حاسمة. يحتاج المديرون إلى التأكد من أن لديهم الأشخاص المناسبين للوظيفة، لكنهم بحاجة أيضًا إلى الاهتمام بقضايا مثل تنظيم سياسات مكان العمل. تحتاج الشركة إلى الاحتفاظ بأفضل المواهب من خلال تقديم حوافز مثل المزايا و الإجازات المدفوعة و برنامج تدريب شامل.
خصائص الإدارة
عالمية: جميع المنظمات، سواء كانت هادفة للربح أم لا، تحتاج إلى إدارة لتنظيم أنشطتها. و من ثم فهي عالمية بطبيعتها.
موجهة نحو الهدف: يتم إنشاء كل مؤسسة بهدف محدد مسبقًا و تساعد الإدارة في الوصول إلى هذه الأهداف في الوقت المناسب و بسلاسة.
عملية مستمرة: إنها عملية مستمرة باقية طالما أن المنظمة موجودة. مطلوب في كل مجال من مجالات المنظمة سواء كان الإنتاج أو الموارد البشرية أو المالية أو التسويق.
متعدد الأبعاد: لا تقتصر الإدارة على إدارة الأفراد فقط، بل تدير أيضًا الأعمال و العمليات و الإجراءات، مما يجعلها نشاطًا متعدد التخصصات.
نشاط المجموعة: تتكون المنظمة من أعضاء مختلفين لديهم احتياجات و توقعات و معتقدات مختلفة. ينضم كل شخص إلى المنظمة بدافع مختلف، و لكن بعد أن يصبح جزءًا من المنظمة يعمل على تحقيق نفس الهدف. يتطلب الإشراف و العمل الجماعي و التنسيق، و بهذه الطريقة تدخل الإدارة في الصورة.
الوظيفة الديناميكية: توجد منظمة في بيئة أعمال لها عوامل مختلفة مثل الاجتماعية و السياسية و القانونية و التكنولوجية و الاقتصادية. سيؤثر تغيير طفيف في أي من هذه العوامل على نمو المنظمة وأدائها. لذلك، للتغلب على هذه التغييرات، تقوم الإدارة بصياغة الاستراتيجيات و تنفيذها.
على وجه التحديد، ترتبط جميع وظائف و أنشطة و عمليات المنظمة ببعضها البعض. و من مهمة الإدارة جمعهم معًا بطريقة تساعد في الوصول إلى النتيجة المرجوة.
وظائف الإدارة
البحث: من أهم وظائف الادارة, و سلبقاً كان من أصعبها, أما اليوم في عصر غوغل و الانترنت, أصبح أسهل. حيث يجب على المدير دوماً البحث عن آخر التطورات في مجال عمله.
التخطيط: هو الوظيفة الأولى و الأهم للإدارة، أي أن تقرر مسبقًا ما يجب القيام به في المستقبل. و هي تشمل صياغة السياسات و تحديد الأهداف و جدولة الإجراءات و ما إلى ذلك. و كما أسلفنا هو عملية مستمرة باستمرار العمل.
التنظيم: بمجرد صياغة الخطط، فإن الخطوة التالية هي تنظيم الأنشطة و الموارد، مثل تحديد المهام، و تصنيفها، و إسناد المهام إلى المرؤوسين و تخصيص الموارد.
التوظيف: يتضمن تعيين موظفين للقيام بأنشطة مختلفة للمنظمة. هو التأكد من تعيين الشخص المناسب في الوظيفة المناسبة.
التوجيه: تتمثل مهمة المدير في توجيه المرؤوسين و الإشراف عليهم و قيادتهم و تحفيزهم، للتأكد من أنهم يعملون في الاتجاه الصحيح، فيما يتعلق بأهداف المنظمة.
السيطرة: تتضمن وظيفة التحكم في الإدارة عددًا من الخطوات التي يجب اتخاذها للتأكد من أن أداء الموظفين وفقًا للخطط. يتضمن وضع معايير الأداء و مقارنتها بالأداء الفعلي. في حالة وجود أي اختلافات، يجب اتخاذ الخطوات اللازمة لتصحيحها.
التنسيق: هو سمة مهمة للإدارة مما يعني تكامل أنشطة و عمليات المنظمة و تزامن الجهود، لضمان أن كل عنصر من عناصر المنظمة يساهم في نجاحها.
ميزات الإدارة
الادارة هادفة
حيثما توجد إدارة، يكون هناك هدف. حيث تتعامل الادارة مع تحقيق شيء محدد يتم التعبير عنه كهدف.
يقاس نجاح الادارة عادة بمدى تحقيق الأهداف. فالادارة موجودة لأنها وسيلة فعالة لإنجاز العمل الضروري.
تتم الادارة من خلال جهود الآخرين
تُعرَّف الادارة أحيانًا بأنها “إنجاز الأمور من خلال جهود الآخرين”. فإلى جانب مدير الشركة، قد يكون هناك محاسبون و مهندسون و محللو أنظمة و بائعون و مجموعة من الموظفين الآخرين الذين يعملون و لكن مهمة المدير هي دمج جميع أنشطتهم.
و بالتالي يمكن القول أن المشاركة في الادارة تتطلب التخلي عن الاتجاه الطبيعي لأداء كل الأشياء بنفسه و إنجاز المهام من خلال جهود المجموعة.
ترتبط الادارة بجهود المجموعة
من المعتاد ربط الادارة بالمجموعة. على الرغم من أن الأشخاص كأفراد يديرون العديد من الأعمال الشخصية، إلا أن المدير هو من يربط بينهم جميعاً.
كل مشروع يستلزم وجود مجموعة لتحقيق الأهداف. لقد ثبت الآن أن الأهداف يتم تحقيقها بسهولة من قبل مجموعة أكثر من أي شخص بمفرده.
الادارة غير ملموسة
غالبًا ما تسمى الادارة بالقوة غير المرئية؛ يتضح وجودها من خلال نتائج جهودها – التحفيز بين الموظفين، و الانضباط في المجموعة، و الإنتاجية العالية، و الفائض الكافي، إلخ.
على العكس من ذلك، قد تشعر هوية الادارة أيضًا بغيابها أو من خلال وجود سوء إدارة معاكس مباشر لها. إن نتيجة سوء الادارة هي تخمين أي شخص أنه هو المدير.
يمكن للإدارة ضمان حياة أفضل
يمكن للمدير أن يفعل الكثير لتحسين بيئة العمل، و تحفيز الناس على الأداء بشكل أفضل، و تحقيق التقدم، و جلب الأمل و إنجاز أشياء أفضل في الحياة.
و ختاماً, تطورت دراسة الادارة إلى أكثر من مجرد استخدام الوسائل لتحقيق الغايات؛ يتضمن اليوم أسئلة أخلاقية تتعلق باختيار الغايات الصحيحة التي يجب على المديرين السعي لتحقيقها.
الادارة هي علم و فن جمع الناس معًا لتحقيق الأهداف و الغايات المرجوة من خلال تنسيق و دمج جميع الموارد المتاحة بكفاءة و فعالية.
